Os documentos com valor histórico devem ser recolhidos aos arquivos intermediários, onde devem permanecer até a sua eliminação.

Caracterizam o arquivo corrente a sua distribuição por toda a organização, a restrição de acesso e a existência de documentos com valor primário e de uso frequente.

A fase de avaliação e destinação de documentos constitui parte do programa de gestão documental e é composta pelas atividades de criação de formulários, seleção de materiais e equipamentos, e normatização do acesso à documentação.

A gestão de documentos é aplicada no momento em que os documentos alcançam o valor secundário e passam a constituir importantes fontes para a pesquisa histórica.

Embora pertençam a um mesmo fundo, os documentos produzidos em vários suportes devem ser armazenados em locais diferentes, conforme suas características físicas.

São atividades características do arquivo permanente: arranjo, descrição, publicação, conservação e referência.

O instrumento que indica os prazos de guarda e a destinação final dos documentos, resultado direto do processo de avaliação, é denominado código de classificação de documentos de arquivo da atividade-meio.

A primeira finalidade do arquivo é servir às atividades administrativas, à tomada de decisão e à garantia de direitos e deveres.

Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu significado.

É desnecessár io que os documentos de arquivo sirvam de prova das transações realizadas, embora devam ser autênticos no que se refere às informações que veiculam.