Na etapa de registro, ao receber os documentos provenientes de várias origens, deve efetuar a separação das correspondências de caráter ostensivo das sigilosas.

Na rotina de expedição, os documentos recebidos devem ser apontados eletronicamente com seu número, nome do remetente, data e assunto, dentre outras informações.

No recebimento, deve-se preparar a ficha de protocolo e encaminhar os documentos aos respectivos destinos, conforme o despacho do responsável da área.

Antes de classificar o documento, o protocolo verifica se o documento está acompanhado de algum anexo e, caso negativo, deve solicitar que seja providenciado.

O protocolo deve realizar o controle da tramitação dos documentos mediante sistema manual ou informatizado, visando identificar os departamentos pelos quais passam os documentos.