Para cumprimento do seu ciclo vital, os documentos passam por três fases de arquivamento; São elas: fase corrente, fase intermediária e fase permanente. Essas são definidas de acordo com fatores como frequência de consulta, nível de importância e vigência administrativa.

Sobre a fase intermediária, é CORRETO afirmar que

A gestão de documentos baseia-se em um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, com o objetivo de eliminar ou recolher guarda permanente. A orientação para a boa gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação, é dever exclusivamente

Um arquivo refere-se à acumulação ordenada de documentos produzidos e recebidos por uma instituição, tendo como objetivo a sua preservação para a consecução dos seus objetivos. É o conjunto dos documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas. Existem vários tipos de arquivos, dentre eles estão o ARQUIVO CORRENTE.

Sobre esse arquivo, assinale a alternativa INCORRETA.

Em relação as Técnicas de Arquivamento, analise as afirmativas abaixo atribuindo (V) para Verdadeira e (F) para Falsa, em seguida assinale a alternativa com a sequência correta.

( ) Geográfico – é utilizado quando o elemento principal a ser considerado é o nome, pode ser chamado de sistema direto, pois a pesquisa é feita diretamente no arquivo por ordem numerica.

( ) Alfabético – também é do sistema indireto, onde a busca é realizada pelos elementos procedência ou local, que estão organizados em ordem alfabética.

( ) Numérico – este método deve ser utilizado quando o elemento principal é um numero, sendo considerado sistema indireto, pois, para localizar um documento faz-se necessário recorrer a um índice alfabético de assunto que fornecerá o número sob o qual o documento foi organizado.

Em relação aos arquivos, complete corretamente a lacuna.

_____________ conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são por eles consultados.

A correta redação dos documentos oficiais depende do conhecimento sobre o emprego das formas de tratamento. No dia 11 de abril de 2019, por meio do Decreto 9.758/19, foram determinadas as formas de emprego de vários pronomes de tratamento em comunicados, textos oficiais ou atos cerimoniais públicos. A seguir, foram contextualizadas algumas dessas regras, exceto:

Complete com o conceito correspondente:

______________________ trata-se do registro e controle dos documentos que transitam entre setores, empresas ou órgãos. Ele serve para tornar possível o acesso às informações de fluxo de documentos que foram expedidos ou recebidos dentro de uma instituição.

Há algumas etapas a serem seguidas pelo setor de protocolo realizado de maneira manual e física. Complete a afirmativa a seguir com o nome da etapa definida conceitualmente

_______________ após serem registrados, os documentos serão devidamente analisados, sendo que muitos deles serão transformados em processos.

As técnicas de arquivamento permitem a adoção de critérios que facilitam o arquivamento. Dentre as técnicas disponíveis, qual é a técnica que permite concentrar várias informações, como por exemplo: data, tipo, ordem e região do documento?