O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos que serão arquivados e pela estrutura da entidade. Na escolha de um método de arquivamento deve-se levar em consideração três premissas básicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexível e deve admitir expansões.

(PAES, 2009, OLIVEIRA, 2011.)

É considerado um método padronizado de arquivamento:

A gestão documental possibilita a recuperação essencial dos documentos: a informação, de forma rápida, econômica, eficaz, otimizando recursos e interferindo positivamente na organização.

(PAES, 2009.)

A organização de documentos para apresentar resultados satisfatórios está diretamente relacionada a:

De acordo com a Lei nº 8.159/1991: “Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Para Baldam, Valle e Cavalcanti (2002), a gestão de documentos é também uma atividade arquivística que compreende três fases: produção, utilização e destinação. Considerando o exposto, analise as afirmativas a seguir.

I. Despacho: atividade por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões, podendo ser informativos, para dar prosseguimento ao documento ou processo ou decisórios, para decisão administrativa sobre assuntos submetidos à apreciação de autoridade competente.

II. Expedição: atividade de encaminhamento de documento ou processo ao destinatário, podendo ser interno, que faz parte da própria organização, ou externo, que não faz parte do quadro da organização e o envio deverá ser feito, preferencialmente, por meio eletrônico.

III. Produção: atividade a ser executada, preferencialmente, pelos protocolos e se relaciona ao recebimento dos documentos e processos de origem externa ou de origem interna, podendo ser entregues na forma física ou na forma eletrônica.

IV. Recepção: atividade que tem origem no curso de um ato administrativo ou executivo e resultam de atividades legais ou de negócio, ou seja, refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades de um órgão ou setor para o cumprimento de sua finalidade oficial.

Está correto o que se afirma apenas em

Acerca das noções de arquivologia, julgue o item a seguir.

O processo de reparação de documentos com folhas de tecido e de pasta de amido permite que seja feito o exame dos documentos por meio de raios ultravioleta e infravermelhos.

Acerca das noções de arquivologia, julgue o item a seguir.

A criação de documentos em meio digital não deve se preocupar com a padronização do formato dos arquivos, haja vista que as atualizações da tecnologia sempre resultam em maior legibilidade dos documentos.

Acerca das noções de arquivologia, julgue o item a seguir.

O recolhimento diz respeito à passagem de um documento de um arquivo intermediário para o permanente.

Acerca das noções de arquivologia, julgue o item a seguir.

O acondicionamento é um procedimento que diz respeito à guarda dos documentos de um arquivo.

Acerca das noções de arquivologia, julgue o item a seguir.

O princípio da proveniência estabelece que um arquivo produzido por uma entidade coletiva, por uma pessoa ou por uma família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.

Qual é uma abordagem recomendada para a organização de documentos em um sistema de controle de expediente?

Qual é a melhor prática para garantir a eficiência no controle de expediente em um escritório?