De acordo com a Lei nº 8.159/1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados e os estudiosos em arquivologia as fases da gestão de documentos são, respectivamente:

A guia inserida em unidade de arquivamento ou item documental em arquivos para indicar que ocorreu uma remoção definitiva denomina-se:

A responsabilidade da Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) é:

O arquivista que visa reduzir, ao essencial, a massa documental de um arquivo, aumentar o índice de recuperação da informação, garantir melhores condições de conservação dos documentos de valor permanente, controlar o processo de produção documental, orientar no emprego de suportes adequados ao registro da informação, ampliar o espaço físico das instalações do arquivo, com o intuito de racionalizar atividades e serviços, aproveitar melhor os recursos humanos, materiais disponíveis, garantir a constituição e preservação do patrimônio arquivístico governamental pratica os benefícios de:

Os materiais de divulgação de terceiros, convites ou correspondência recebida, que não têm relação com o desempenho de nenhuma atividade da instituição, sem valor administrativo e jurídico para o órgão, são chamados de documentos de guarda:

Em arquivos permanentes, o princípio de respeito à ordem original determina que

A remessa de documentos encaminhada para o arquivo permanente, ou seja, para o arquivo público municipal, acompanhados de listagem descritiva que permita sua identificação, controle e acesso pleno aos documentos recolhidos trata-se de:

A atividade do arquivo corrente que compreende a leitura do último despacho para verificar se, de fato, o documento destina- se ao arquivamento, ou ao fornecimento de informações, ou para serem anexados, apensados a outros, dentro de uma rotina de trâmite preestabelecida, por nem sempre os documentos serem encaminhados ao arquivo com a finalidade de serem arquivados, denomina-se:

O arquivista, no exercício de suas atividades na Prefeitura Municipal de Santa Maria de Jetibá, em situação hipotética, localiza nos fundos arquivísticos da prefeitura documentos que necessitam de restrição de acesso em razão da natureza do conteúdo. Os supostos documentos são denominados:

A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e ao local de sua guarda, havendo dois fatores que afetam a preservação do material sob a custódia de um arquivo: agentes externos, que decorrem das condições de armazenagem e uso; e, agentes internos de deterioração, que são inerentes à própria natureza material dos documentos.

(PAES, 2009.)

Constituem-se nas principais operações de conservação: