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Os documentos oficiais, nas organizações, passam por três fases distintas de arquivamento para cumprirem seu ciclo de vida. A fase que é constituída pelo conjunto de documentos, não mais necessários à manutenção das atividades cotidianas e nem de uso frequente, mas que devido às questões administrativas, legais e financeiras aguardam em depósito de armazenamento temporário até a destinação final, é a fase