No âmbito da gestão documental, o protocolo é o setor ou unidade responsável, por exemplo, pela recepção, protocolização e distribuição dos documentos na organização. Dentre as atividades realizadas pelo protocolo está o cadastro dos documentos em um sistema de controle (informatizado ou manual) denominada de:

A gestão de documentos envolve o diagnóstico e avaliação documental e a análise detalhada dos vários aspectos relacionados à estrutura e funcionamento do arquivo da empresa, a fim de examinar a situação presente e planejar ações futuras. Analise as afirmativas referentes ao diagnóstico e avaliação documental.

I- O diagnóstico arquivístico envolve o levantamento de informações como as normas do arquivo, sua localização e instalações físicas e o gênero e natureza dos arquivos.

II- A comissão de avaliação e destinação é um grupo formado exclusivamente por arquivistas responsáveis pela avaliação de documentos de um arquivo.

III- É recomendável a aplicação dos critérios de avaliação na fase intermediária dos documentos, a fim de reduzir os custos gerenciais e técnicos.

IV- A avaliação documental promove agilidade na recuperação de informações, devido à diminuição do volume documental.

É CORRETO o que se afirma apenas em:

As tipologias documentais desempenham um papel fundamental na administração e no funcionamento eficiente da escola, garantindo que todas as áreas de operação estejam bem organizadas e que as informações sejam geridas de forma adequada. Dentre as alternativas abaixo, assinale a única alternativa que apresenta os documentos que são tipicamente classificados sob a tipologia documental de Documentos Administrativos da escola.

A microfilmagem é o único processo de reprodução de documentos que possui respaldo arquivístico legal. Dentre as alternativas abaixo, assinale a que descreve corretamente uma vantagem do uso da microfilmagem como suporte físico para a gestão de documentos na Secretaria Escolar.

Para que o Arquivista possa começar a organizar o arquivo de maneira eficaz, ele precisa levantar inúmeras informações, utilizando o diagnóstico de arquivo. Com base nessa premissa, marque (V) para as afirmativas Verdadeiras e (F) para as Falsas em relação ao Diagnóstico de Arquivo:

( ) A elaboração de um relatório detalhado, documentando os resultados do diagnóstico e as propostas de melhorias, é uma etapa final do processo de diagnóstico de arquivo.

( ) No diagnóstico de arquivo, a avaliação documental se limita à identificação de documentos duplicados, sem considerar seu valor informativo ou necessidade de preservação.

( ) O diagnóstico de arquivo inclui a análise das condições físicas do espaço onde os documentos estão armazenados, bem como do estado de conservação dos documentos

( ) O levantamento de dados durante o diagnóstico de arquivo pode ser dispensado, pois a prioridade reside exclusivamente na digitalização dos documentos, independentemente das informações coletadas.

( ) A proposição de melhorias é uma etapa essencial do diagnóstico de arquivo, na qual são sugeridas ações para aprimorar a gestão do arquivo.

( ) O diagnóstico de arquivo não considera a necessidade de reorganização física do espaço, focando exclusivamente na avaliação do conteúdo dos documentos.

A sequência CORRETA de cima para baixo é:

Leia a situação hipotética abaixo e responda.

João é Secretário Escolar em uma instituição de ensino reconhecida pela sua cultura de respeito e confiança mútua entre os funcionários. Certo dia, ao caminhar pelo corredor da escola, João encontra um documento confidencial caído no chão. Ao pegá-lo, ele percebe que o documento pertence à Diretora e contém informações sensíveis sobre um aluno, incluindo detalhes sobre uma situação familiar delicada que poderia impactar o desempenho acadêmico do estudante.

Considerando o papel do Secretário Escolar e os Princípios Éticos envolvidos nessa profissão, a melhor ação a ser tomada pelo João nesta situação é: