A digitalização é um procedimento amplamente utilizado para inserção de documentos físicos em processos eletrônicos ou para conversão de suporte de processos e documentos que passarão a tramitar ou ser disponibilizados em meio digital. [...] A digitalização de documentos físicos e a gestão da documentação digitalizada, assim como a própria gestão documental de maneira mais ampla, independentemente do suporte, são regidas por diretrizes que orientam o estabelecimento da política, o planejamento e as ações a serem implementadas.

(CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA-Brasil. Manual de digitalização de documentos do Poder Judiciário. Brasília: CNJ, 2023. p 19-20. Disponível em: https://www.cnj.jus.br/. Acesso em: novembro de 2024.)

Tendo em vista as atividades do arquivista do Tribunal de Justiça do Estado de Rondônia (TJRO), no que concerne às práticas a serem observadas nas atividades de digitalização, NÃO se trata de uma diretriz para a digitalização de documentos:

Julgue o seguinte item, relativo a conceitos de organização, segurança e gerenciamento de arquivos, pastas e programas.

Classificação de arquivos consiste no agrupamento das informações dos documentos conforme suas características e de acordo com cada tipo de arquivo.

Julgue o próximo item, no que se refere à elaboração e utilização da tabela de temporalidade de documentos.

O prazo de eliminação de documentos deve estar fixado na tabela de temporalidade de documentos.

Julgue o próximo item, no que se refere à elaboração e utilização da tabela de temporalidade de documentos.

A tabela de temporalidade de documentos deverá ser elaborada e aprovada pela alta administração da instituição e seu uso deverá ser obrigatório pelas unidades administrativas.

Julgue o próximo item, no que se refere à elaboração e utilização da tabela de temporalidade de documentos.

A tabela de temporalidade de documentos é o instrumento que determina os prazos e as condições de guarda de documentos dentro de uma instituição.

A respeito da preservação e conservação dos documentos, julgue o item subsequente.

Nas áreas de armazenamento dos documentos, são imprescindíveis os controles da temperatura, da umidade e da luz solar.

A respeito da preservação e conservação dos documentos, julgue o item subsequente.

As principais operações de conservação de documentos são a desinfestação, a limpeza, o descarte e a restauração.

Julgue o item a seguir, em relação à gestão de documentos.

A ordenação, operação de juntar os documentos com a mesma classificação, favorece a atividade de arquivamento.

Julgue o item a seguir, em relação à gestão de documentos.

Na operação de arquivamento, há algumas etapas a serem seguidas que incluem a classificação, a codificação e o arranjo.

Julgue o item a seguir, em relação à gestão de documentos.

O protocolo é a unidade responsável pelo recebimento e pela classificação dos documentos.