A implementação de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) requer o cumprimento de normas específicas e o alinhamento com as políticas arquivísticas da instituição. A Câmara Municipal de Araraquara deseja implantar um GED para gerenciar os processos legislativos. Sobre os benefícios do GED, assinale a afirmativa correta.

ICA-AtoM é um software de código aberto amplamente utilizado para descrição arquivística e acesso a documentos digitais, conforme as normas internacionais de arquivística. Um analista em informação da Câmara Municipal de Araraquara configurou o ICA-AtoM, mas não utilizou normas como a ISAD(G). Diante do exposto, assinale a afirmativa correta.

O Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) é uma solução fundamental para a preservação e o acesso de documentos digitais em longo prazo. Considerando as características do RDC-Arq, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) Deve garantir a autenticidade dos documentos arquivados.
( ) Precisa oferecer metadados que assegurem rastreabilidade.
( ) Deve ser capaz de preservar documentos em formatos proprietários sem migração.
( ) Possui mecanismos para controlar acessos não autorizados.
( ) Exige a implementação de estratégias de preservação digital, como a migração.

A sequência está correta em

A preservação digital requer estratégias claras para garantir que documentos digitais permaneçam acessíveis e íntegros ao longo do tempo, mesmo diante da evolução tecnológica. São consideradas estratégias da preservação digital, EXCETO:

A transparência na gestão dos recursos públicos é uma obrigação constitucional e um pilar do governo eletrônico, sendo materializada por meio de portais de transparência e disponibilização de informações acessíveis à sociedade. Em um relatório de auditoria, constatou-se que determinada Câmara Municipal não atualiza seu portal da transparência regularmente. Nesse cenário hipotético, qual das ações é recomendada para resolver a situação?

A implementação de políticas arquivísticas exige o alinhamento das diretrizes institucionais com as boas práticas da gestão documental, garantindo a preservação e a acessibilidade dos documentos, além do cumprimento de requisitos legais. A Câmara Municipal de Araraquara deseja implementar uma política arquivística eficiente. Qual das alternativas representa um passo INCORRETO no processo de implementação?

“__________ é o ‘conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por uma entidade no decorrer de suas atividades, conservados para fins administrativos, legais ou históricos’. Para garantir a preservação desses documentos, é necessário realizar __________, que consiste no ‘ato ou efeito de guardar e embalar documentos de forma apropriada à sua preservação e manuseio’. Além disso, a __________ é a ‘análise dos documentos de arquivo para determinar seus valores e estabelecer os prazos de guarda e a destinação final’. O(A) correto(a) __________ dos documentos, definida como o ‘ato de dispor os documentos de acordo com um plano ou código de arranjo preestabelecido’, facilita o acesso e a recuperação da informação. Por fim, o princípio da __________ é o ‘princípio segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras’.” Assinale a alternativa que completa correta e sequencialmente a afirmativa anterior com os termos apropriados da arquivologia.

O diagnóstico de arquivos é uma etapa indispensável para a elaboração de um plano de gestão documental eficaz. Ele permite identificar problemas que comprometem a eficiência dos arquivos, como a falta de padronização na classificação de documentos, o acúmulo desordenado de materiais sem utilidade administrativa e as condições ambientais inadequadas. Após essa identificação, é necessário propor ações que possam resolver essas questões e garantir a melhoria contínua da gestão documental. Trata-se de uma continuidade para o parágrafo principal, alinhada aos princípios arquivísticos:

A avaliação do volume de produção, recepção e capacidade de armazenamento dos documentos em uma instituição faz parte da atividade de diagnóstico documental. Essa análise sistemática identifica possíveis falhas ou inconsistências na organização, armazenamento e acesso aos documentos, além de possibilitar o planejamento de ações corretivas e preventivas. Considera-se, nesse processo, não apenas a quantidade de documentos acumulados, mas também a infraestrutura disponível e os critérios de arquivamento adotados, como a utilização de caixas padronizadas para acomodação e preservação do acervo:



Tendo em vista que cada caixa armazena 300 documentos, os dados coletados permitiram gerar algumas inferências sobre a situação atual da gestão documental; analise-as e assinale a INCORRETA.

O diagnóstico de arquivos deverá ser conduzido de forma sistemática, identificando os problemas e estabelecendo prioridades para a implementação de melhorias. Isso requer uma visão integrada dos aspectos técnicos, administrativos e de infraestrutura que influenciam a gestão documental. Trata-se de um componente essencial para a elaboração de um diagnóstico de arquivos: