A elaboração dos instrumentos de gestão de documentos, fundamentada no estudo das funções, exige pesquisa, análise e organização de informações.

De acordo com o Arquivo Nacional, para que esse processo seja eficaz, é necessário seguir as etapas indicadas na figura a seguir.

BRASIL. Arquivo Nacional. Orientações para o estudo de 

funções. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2024, p. 6.

Tendo como referência a figura apresentada, analise as orientações a seguir.

I. No processo de identificação das competências, não é necessário competências gerais.

II. Na denominação das funções, é recomendado evitar vestígios da estrutura do órgão / entidade.

Assinale a alternativa correta.

O artigo 3º da Portaria nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013, do Ministério de Educação, que institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino, estabelece que estas deverão indicar ao Ministério da Educação o nome completo e número de Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) do responsável pela guarda e conservação do Acervo Acadêmico.

De acordo com a portaria em questão, o responsável pela guarda e conservação do Acervo Acadêmico será designado

“De acordo com a lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, os documentos produzidos pela administração pública devem ser protegidos e submetidos a procedimentos e atividades de gestão de documentos. Ressalta-se que a gestão de documentos se justifica em decorrência de seus objetivos primários [...].”

BRASIL. Arquivo Nacional. Guia de gestão de documentos 

para os órgãos e entidades do Poder Executivo Federal.

Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2025, p. 16.

Com base no texto apresentado, analise os objetivos a seguir.

I. Racionalizar a produção de documentos.

II.  Otimizar o uso dos recursos humanos, materiais e financeiros.

III. Assegurar a preservação e o acesso aos documentos destinados à guarda permanente.

IV. Contribuir para a melhoria contínua e o bom funcionamento administrativo da organização, otimizando a tomada de decisões.

Segundo o Arquivo Nacional brasileiro, são objetivos primários da gestão de documentos:

Uma autarquia interfederativa municipal, responsável por executar ações e serviços públicos de saúde em regime de consórcio entre municípios, decidiu revisar seus procedimentos de expedição de correspondências oficiais, buscando maior padronização e eficiência administrativa. A equipe da secretaria executiva elaborou um conjunto de diretrizes para orientar os servidores responsáveis pela rotina de expedição. Com base nos princípios da administração pública e nas boas práticas de gestão documental, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) Toda correspondência oficial deve ser registrada em protocolo, preferencialmente eletrônico, antes de sua expedição, assegurando o controle do fluxo documental.
( ) Para garantir a rastreabilidade, as correspondências devem ser expedidas exclusivamente por meio físico, via serviço postal, com Aviso de Recebimento (AR).
( ) A utilização de envelope com timbre institucional é obrigatória somente para correspondências destinadas a autoridades externas à autarquia.
( ) A conferência do destinatário, da assinatura do expedidor autorizado e dos anexos mencionados no conteúdo deve ocorrer antes da selagem e do envio.

A sequência está correta em

O setor de protocolo de determinada prefeitura municipal recebeu uma quantidade expressiva de correspondências oficiais relativas à implementação de um programa social, incluindo documentos confidenciais, ofícios e comunicados. Para garantir a eficiência e a segurança no fluxo documental, estabeleceram-se as seguintes ações; analise-as.

1. Registro detalhado da entrada das correspondências, com identificação do remetente, data, número do processo e destinatário;
2. Distribuição das correspondências somente mediante assinatura do servidor responsável pela unidade destinatária;
3. Realização de cópias para arquivamento, respeitando as normas de reprodução e confidencialidade; e
4. Organização das correspondências recebidas conforme a classificação temática e cronológica para facilitar a consulta futura.

Considerando as práticas de gestão documental em órgãos públicos, são medidas corretas a serem adotadas, EXCETO:

Na identificação dos documentos, quando ainda estão em uso ou consultados com frequência, mesmo que não se movimente mais entre setores de um órgão, são considerados como:

A correspondência é uma espécie de documento escrito que tramita nos órgãos públicos. Nesse sentido, após sua abertura pelo protocolo setorial, faz-se necessária a realização de um procedimento, que é conhecido como:

Durante uma auditoria interna, os responsáveis por um órgão público confundiram o setor de arquivos com a biblioteca institucional. Um dos auditores justificou que ambos os setores guardam “documentos informacionais” e, portanto, poderiam ser tratados da mesma maneira na avaliação de acervos. Diante disso, a arquivista do órgão explicou que a natureza do acervo arquivístico exige tratamento técnico diferenciado. Com base nessa situação, é correto afirmar que arquivos:

Durante a implementação de um sistema de classificação de documentos em uma secretaria municipal, um estagiário arquivou todos os relatórios, ofícios e memorandos juntos, com base apenas na data de produção. A arquivista responsável explicou que esse critério compromete a identificação adequada das espécies documentais. Com base nos conceitos fundamentais de arquivologia, o erro do estagiário foi:

A Prefeitura de Tapurah decidiu criar um programa de gestão de documentos e contratou uma equipe mista formada por analistas administrativos, arquivistas e técnicos em TI. Durante o desenvolvimento, surgiram conflitos conceituais: os técnicos priorizavam o sistema eletrônico e metadados, enquanto os arquivistas insistiam na criação de um plano de classificação, tabela de temporalidade e avaliação documental. Com base no gerenciamento da informação, a ação que deveria ser priorizada inicialmente seria a de: