Nos serviços-escola, em função da especificidade do atendimento (que é institucional e focado no ensino da prática profissional), o supervisor técnico é o responsável pelo caso e por assinar os documentos, uma vez que os alunos não possuem registro no Conselho Regional de Psicologia (CRP).

Por razões éticas relacionadas ao sigilo profissional, a fim de proteger, por meio da confidencialidade, a intimidade das pessoas, grupos ou organizações, o estagiário deverá registrar apenas as informações relevantes para o entendimento, a condução e o encaminhamento dos casos atendidos nos serviços-escola.

Em serviços compostos de equipes multiprofissionais especializadas em saúde mental, o psicólogo deverá registrar o atendimento incluindo em prontuário dados como o objetivo do atendimento, o registro de evolução do caso e os documentos porventura derivados da avaliação psicológica, a fim de viabilizar a comunicação entre os membros da equipe.

O registro documental é de responsabilidade compartilhada entre o psicólogo e a instituição em que ocorrem os atendimentos, devendo ser mantido em local que garanta o sigilo e a privacidade pelo período mínimo de cinco anos, prorrogável por igual período, mediante decisão judicial.

No caso de registros realizados pelo psicólogo na modalidade de prontuário, o usuário do serviço ou seu representante legal possuem direito de acesso às informações registradas, em caráter integral, mediante solicitação.