O agente público que tiver acesso a documento, dados ou informações, nos termos do Decreto nº 22.074, de 26 de novembro de 2015, é responsável pela preservação de seu sigilo, ficando sujeito a sanções administrativas, civis e penais previstas na legislação, em caso de eventual divulgação não autorizada.

Todos os documentos públicos, independentemente do suporte e do grau de sigilo, deverão ser registrados para garantir a eficiência da gestão documental e os benefícios dela decorrentes. O registro deverá ser realizado por qualquer servidor/funcionário da respectiva Unidade Produtora.

Ao receber documento sem classificação ou com classificação em desconformidade com os Planos de Classificação de Documentos oficializados, a Unidade com atribuições de Protocolo deverá devolvê-lo para a Unidade Produtora classificá-lo ou reclassificá- lo; ou ainda, no caso de documento de origem externa, encaminhá-lo para a Unidade que tenha competência técnica para classificá-lo.

O procedimento de abertura de documento que tramitará para informar e/ou acolher manifestações, podendo estar ou não acompanhado de outros documentos de natureza diversa, reunidos em torno de uma atividade, demanda ou interessado, é denominado autuação de processo administrativo.

O procedimento de autuação de processo administrativo é de competência exclusiva da Unidade Produtora e só poderá ser efetuado mediante agendamento prévio com o Protocolo Geral, que deverá conferir a documentação apresentada e formalizar o Termo de Solicitação de Autuação.