O cabeçalho é utilizado em todas as páginas do documento, com alinhamento centralizado, devendo constar na parte superior da página o brasão de Armas da República e o nome dos órgãos principal e secundário.

O assunto deve trazer as especificidades que serão tratadas no documento, não podendo ser escrito de forma sucinta. Deve conter título e descrição do assunto destacados em negrito, observando o alinhamento do lado direito da página.

O fecho das comunicações tem a finalidade de saudar o destinatário. Para autoridades de hierarquia superior à do remetente, deve-se utilizar “Atenciosamente” e para as de hierarquia igual ou inferior utiliza-se “Respeitosamente.”

No endereçamento deverão constar o vocativo, o nome e o cargo do destinatário do expediente e o endereço postal de quem receberá o documento, dividido em duas linhas. Quanto ao alinhamento, deve ser à margem esquerda da página.

Quanto ao local e data do documento, o nome da cidade deve ser seguido de vírgula, o dia do mês redigido em numeração ordinal e o nome do mês com inicial maiúscula. O texto da data deve ser alinhado à margem direita da página.