O princípio da proveniência, tanto no primeiro como no segundo grau, pode ser aplicado a priori enquanto os documentos em plena fase ativa responderem ao seu valor primário ou a posteriori, no momento em que os documentos são adquiridos (recolhidos) pelo serviço de arquivos (permanente) devido ao seu valor de testemunho.

A aplicação do princípio da proveniência é o único meio de garantir, por um lado, a integridade administrativa dos arquivos de uma unidade, sem levar em conta o pleno valor dos documentos de um fundo de arquivo.

Os arquivos são o produto das atividades de um organismo ou de uma pessoa. Os documentos que compõem esses arquivos foram produzidos para responder a objetivos muito precisos, no âmbito das atividades particulares.

A aplicação do princípio da proveniência maximiza o processo de gestão dos arquivos. Para cada uma das funções arquivísticas, o princípio da proveniência fornece grandes eixos, um quadro geral de intervenções baseado nas características se nas atividades da pessoal moral ou física a que se refere.