a ordenação (arranjo dos documentos de acordo com as respectivas entradas ou codificação) é uma das últimas fases do processo de arquivamento de documentos.

o arquivamento constitui-se na disponibilização de um núcleo de informações registradas em documentos, os quais são organizados de acordo com uma classificação racional e sistemática, mantidos em meios próprios, acessíveis e seguros.

protocolo, de modo geral, significa um livro ou formulário em que se registra somente a saída de documentos ou objetos de um setor ou de uma organização.

a segurança é uma das orientações no processo de arquivamento de documentos, a qual se refere à necessidade de acompanhar o desenvolvimento da organização, ou seja, ajustar-se ao crescimento do volume e à diversidade do material a guardar.