As atividades de protocolo relativas ao recebimento de documentos avulsos para formação de processos e autuação ocorrem na fase corrente.

Os documentos de uso frequente devem permanecer o mais perto possível do seu produtor ou, se estiverem em memória de computador, serem fáceis e rapidamente acessíveis.

Os documentos que respondem aos objetivos da criação das instituições são conservados nos arquivos correntes enquanto vigoram, sendo recolhidos ao arquivo permanente ao assumirem valor secundário sem passar pelo arquivo intermediário.

Os documentos avulsos e processos recebidos de instituições externas ao órgão e de pessoas serão obrigatoriamente autuados quando o assunto, tema ou solicitação requererem análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.