Os documentos podem ser analisados pela frequência de sua utilização: alguns são muito procurados, outros são consultados poucas vezes, ou quase nunca, e ainda existem aqueles que, após a conclusão do fato que os criou, não servirão para mais nada. A operação que visa a separar os documentos que ainda estão em uso, ou são bastante consultados, daqueles que perderam sua utilidade prática, mas não seu valor, denomina-se