O endereçamento é a parte do documento que informa quem receberá o expediente, devendo constar o vocativo, o nome e o cargo do destinatário do expediente e o endereço postal de quem receberá o expediente.

A numeração das páginas é obrigatória a partir da primeira página da comunicação.

Com o objetivo de simplificar e uniformizar os fechos, o Manual estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial: para autoridades de hierarquia superior a do remetente, inclusive o Presidente da República: "Respeitosamente,"; Para autoridades de mesma hierarquia, de hierarquia inferior ou demais casos: "Atenciosamente,".

A estrutura do padrão ofício, de acordo com a ordem com que cada elemento aparece no documento oficial, deve ser: cabeçalho, identificação do expediente, local e data do documento, endereçamento, assunto, texto do documento, fechos para comunicações, identificação do signatário e numeração das páginas.

O pronome de tratamento no endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência terá a seguinte forma: "A Sua Excelência o Senhor" ou "A Sua Excelência a Senhora".