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Na etapa do planejamento de análise da situação, uma ferramenta muito útil é a análise SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, threats), no Brasil também conhecida como FOFA(forças, oportunidade, fraquezas, ameaças). esquematicamente, a análise SWAT é assim representada:
Os números I, II, III e IV são substituídos respectivamente por:
Os números I, II, III e IV são substituídos respectivamente por:
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O bom planejamento dos recursos humanos para eventos é considerado especialmente importante. Os objetivos de gerencialmente de recursos humanos têm de atender aos critérios SMART; a partir dessa análise, algumas áreas nas quais a organização pode fixar objetivos de apoio ao gerenciamento de RH podem ser estabelecidos. Avalie se as afirmativas a seguir, relacionadas com alguns exemplos desses objetivos estão corretas:
I. Contenção de custos: pode ser obtida por meio de aumento de produtividade dos funcionários.
II. Melhoria da qualidade: pode ser obtida por intermédio de um bom recrutamento e seleção e de um treinamento eficaz dos funcionários da organizadora, dos temporários e da equipe de voluntariado.
III. Melhor eficácia organizacional: pode ser conseguida por um planejamento de funções mais atento e rigoroso, por mudanças na estrutura organizacional e por ações específicas que visem à melhoria nas relações humanas por parte de todos os envolvidos.
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“A principal área de decisão estratégica para os gerentes de eventos com respeito aos recursos humanos é a formação de pessoal, pois sem ela não há nada para se “estrategizar”!
(Allen, O’Toole, McDonnell, Harris: Organização e Gestão de Eventos, ed. campus, 6ª tiragem p. 77)
Avalie se, nesse processo, notadamente em eventos de médio e grande porte, as seguintes ações são fundamentais para o adequado planejamento do evento:
I. Decidir o número de funcionários necessários para a realização de cada tarefa.
II. Determinar a composição necessária de capacidades, qualificações e experiência requerida por cada função de cada tarefa.
III. Determinar o momento em que a execução de cada tarefa deve começar, em quanto tempo ela será executada, e se há tarefas que têm de ser executadas antes dela e quais dependem dela para ser iniciadas.
IV. Avaliar se para a execução de cada tarefa será necessária a contratação de serviços terceirizados, em que momento e por quanto tempo.
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Imagine que um congresso de grande porte será realizado em três dias consecutivos, em um Centro de Convenções com capacidade para suportar o evento. O espaço necessário no Centro de Convenções terá então de ser alugado por um certo período. Em relação às datas de montagem e de desmontagem do evento é correto afirmar que:
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Uma etapa fundamental do gerenciamento de um evento é o controle. Controlar significa garantir que todas as atividades relacionadas à organização do evento estejam dentro do esperado. O controle envolve e impacta a logística, os recursos humanos, a administração e requer duas ações complementares: o processamento da informação e o feedback. Avalie se, basicamente, o controle consiste das três etapas a seguir descritas:
I. Estabelecimento de padrões mensuráveis de desempenho.
II. Identificação de desvios dos padrões de desempenho.
III. Correção dos desvios.
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O controle de um evento pode custar caro em termos de dinheiro e de tempo. A adequada seleção dos mecanismos de controle podem aumentar a eficácia e reduzir custos. Os mecanismos de controle devem ter as seguintes características, EXCETO UMA, que está ERRADA. Assinale-a.
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- Gestão em Relações PúblicasGestão de Projetos
- Gestão em Relações PúblicasPlanejamento Estratégico
A imagem acima, meramente ilustrativa, mostra uma ferramenta muito usada na logística de um evento. Trata-se de um gráfico de Gantt, usado no gerenciamento de projetos como uma representação visual do cronograma. Avalie se o uso do gráfico de Gantt em um evento tem as seguintes vantagens:
I. Comunica eficazmente e é uma ferramenta de controle.
II. Ajuda a apontar conflitos de horários e área problemáticas.
III. É de fácil adaptação e uso em todas as áreas do evento.
IV. Fornece um resumo do histórico do evento.
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Avalie se, na organização de um evento, as afirmativas a seguir, relativas ao comando ou direção, constituem regras básicas falsas (F) ou verdadeiras (V) para o comando eficaz:
✓ A pessoa no comando deve conhecer todas as ações a serem realizadas em seus mínimos detalhes, a fim de não delegar tais ações a subordinados especialistas.
✓ É preferível tomar uma decisão rápida, mesmo que imperfeita, a não tomar decisão alguma e protelar o problema.
✓ Sempre visar a concluir as tarefas e processos sob seu comando.
✓ Evitar despender tempo e energia em discussões que agravem a relação com outros agentes envolvidos na organização.
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Segundo Torquato (1986), no âmbito da comunicação organizacional, a dimensão social se refere:
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Pode-se afirmar corretamente que Clipping é:
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