A entidade deve manter um sistema de escrituração uniforme de seus atos e fatos administrativos, por meio de processo manual, mecanizado ou eletrônico, que deve ser executada em idioma e em moeda corrente nacionais; em forma contábil; em ordem cronológica de dia, mês e ano; com ausência de espaços em branco, entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens; e com base em documentos de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos e a prática de atos administrativos.

A terminologia utilizada na escrituração deve ser clara, concisa, e expressar o verdadeiro significado das transações, não sendo, portanto, permitido o uso de códigos e(ou) abreviaturas nos históricos dos lançamentos.

O plano de contas deve ser organizado de tal forma que as contas sejam classificadas, sempre que possível, na mesma ordem e nos mesmos grupos em que elas devem aparecer nas demonstrações contábeis, especialmente no balanço patrimonial e na demonstração do resultado do exercício, a fim de facilitar a elaboração destas.

O plano de contas consiste de um elenco de todas as contas que se prevê serem necessárias aos registros contábeis de uma entidade, que deve ser elaborado estritamente de acordo com norma específica do Conselho Federal de Contabilidade (CFC), não sendo permitidas alterações e(ou) adaptações a critério da empresa a fim de assegurar a padronização dos procedimentos contábeis.

O plano de contas, um dos aspectos mais importantes do sistema contábil de uma entidade, destina-se a orientar o registro das operações, oferecendo a vantagem de uniformização das contas utilizadas em cada registro.

As contas passivas registram os compromissos ou obrigações da entidade, que representam elementos patrimoniais negativos. São debitadas pelas reduções de seus saldos, possuindo, portanto, natureza devedora.

Título, data da operação, histórico da ocorrência, valor do débito, valor do crédito e saldo (diferença entre débito e crédito) constituem elementos essenciais da conta, que podem aparecer em colunas contíguas, ou em colunas justapostas, dividindo-se de um lado o débito e, de outro, o crédito.

Conta é o termo técnico utilizado exclusivamente para o registro de débitos e créditos de mesma natureza, identificados por um título, referentes a um componente do patrimônio.

Fatos mistos ou compostos são os que conjugam a compensação de valores com a modificação na situação líquida do patrimônio. Podem trazer permutações no ativo, com aumento ou diminuição dessa parte do patrimônio; permutações no passivo, também com aumento ou diminuição; e ainda compensações de elementos ativos e passivos, com modificações em qualquer dos dois membros da equação. Em todos os casos, porém, a situação líquida será afetada, para menos ou para mais.

Fatos contábeis são ocorrências que provocam variações específicas ou quantitativas no patrimônio. São passíveis de registro ou contabilização tão-somente quando alteram a situação líquida patrimonial. Nos demais casos, por tratar-se meramente de reflexos compensativos, não devem ser escriturados.