Além das expressões "Respeitosamente" e "Atenciosamente", as comunicações oficiais podem ser finalizadas por frases coloquiais ou de cunho literário, com o objetivo de atenuar sua formalidade.

O parecer, que consiste em opinião especializada sobre determinado assunto ou fato, torna-se necessário quando a administração precisa de subsídios para fundamentar suas decisões.

A ata é o documento em que é registrado o conteúdo de uma reunião, assembléia ou sessão. Deve ser elaborada de forma clara, apesar de sintética, para que se possa, no futuro, tomar conhecimento dos fatos ocorridos durante o evento em questão.

Uma vez que o ofício e o memorando prezam a agilidade na comunicação, é possível que algumas informações sejam omitidas nesses documentos, como a data e o destinatário.

O memorando é geralmente usado para declarar ou afirmar fato ou direito a respeito do qual o signatário do documento tenha conhecimento.

São exemplos de documentos oficiais: ata, ofício, parecer, cartão-postal, edital e circular.

A linguagem técnica nunca deve ser utilizada na redação oficial, pois prejudica o entendimento da mensagem por parte daqueles que com ela não estão familiarizados.

A originalidade e a inovação vocabular devem estar presentes na redação oficial, que se pauta pelo respeito à evolução da língua e pelo uso da linguagem conotativa.

A necessidade de usar linguagem compreensível a qualquer interessado justifica o emprego do padrão culto da língua nos textos oficiais e a ausência de gírias e regionalismos, por exemplo.

Como forma de comunicação entre o poder público e os cidadãos, a redação oficial é caracterizada pela clareza e impessoalidade, entre outros atributos.