A Secretaria-Executiva é dirigida pelo coordenador-geral.

Os casos omissos e as dúvidas surgidas na aplicação do regimento interno do gabinete do ministro são solucionados pelo chefe de gabinete do ministro.

Compete à Assessoria de Assuntos Parlamentares, que integra a estrutura organizacional do gabinete do ministro, supervisionar, orientar e controlar as atividades relacionadas ao acompanhamento de matérias legislativas e outros assuntos de interesse do MPS Congresso Nacional.

Compete à Divisão de Análise e Processamento receber, registrar, analisar e classificar reclamações, sugestões, denúncias e elogios, encaminhá-los às áreas competentes e responder ao cidadão.

O código de classificação é um instrumento utilizado nos órgãos federais para agrupar os documentos de arquivo em classes e subclasses, segundo as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Também são identificados espécies e tipos documentais, que são chamados de assuntos e recebem códigos numéricos.

O arquivamento consiste em inspecionar o documento para verificar se está assinado e se é original; formar dossiês, agrupando os documentos pela data em que foram emitidos em uma pasta suspensa. Dentro da pasta, deve-se anotar o número de protocolo; fora da pasta, deve-se colocar uma etiqueta com a data.

As atividades que compõem as rotinas de classificação são as seguintes: receber o documento; ler o conteúdo do documento identificando a data e o assunto; localizar o código no inventário de temporalidade e assuntos; anotar o código no verso do documento; preencher uma folha de identificação com a data e o código.

O processo somente pode ser autuado a partir de um documento original. Documentos enviados por fax ou qualquer tipo de cópia, mesmo que autenticada, não podem ser autuados.

Documentos classificados como secreto, confidencial ou reservado não são processados nas unidades de protocolo, ao contrário dos demais documentos. Nesse caso, o servidor deverá apenas colocar um carimbo correspondente ao grau de sigilo no envelope e o encaminhar para o órgão de destino, sem fazer a autuação.

O servidor deverá conferir o registro e a numeração das folhas antes de encaminhar fisicamente o processo autuado para a unidade do órgão a que se destina.