O bom planejamento dos recursos humanos para eventos é considerado especialmente importante. Os objetivos de gerencialmente de recursos humanos têm de atender aos critérios SMART; a partir dessa análise, algumas áreas nas quais a organização pode fixar objetivos de apoio ao gerenciamento de RH podem ser estabelecidos. Avalie se as afirmativas a seguir, relacionadas com alguns exemplos desses objetivos estão corretas:

I. Contenção de custos: pode ser obtida por meio de aumento de produtividade dos funcionários.

II. Melhoria da qualidade: pode ser obtida por intermédio de um bom recrutamento e seleção e de um treinamento eficaz dos funcionários da organizadora, dos temporários e da equipe de voluntariado.

III. Melhor eficácia organizacional: pode ser conseguida por um planejamento de funções mais atento e rigoroso, por mudanças na estrutura organizacional e por ações específicas que visem à melhoria nas relações humanas por parte de todos os envolvidos.

(Allen, O’Toole, McDonnell, Harris: Organização e Gestão de Eventos, ed. campus, 6ª tiragem p. 77)

Avalie se, nesse processo, notadamente em eventos de médio e grande porte, as seguintes ações são fundamentais para o adequado planejamento do evento:

I. Decidir o número de funcionários necessários para a realização de cada tarefa.

II. Determinar a composição necessária de capacidades, qualificações e experiência requerida por cada função de cada tarefa.

III. Determinar o momento em que a execução de cada tarefa deve começar, em quanto tempo ela será executada, e se há tarefas que têm de ser executadas antes dela e quais dependem dela para ser iniciadas.

IV. Avaliar se para a execução de cada tarefa será necessária a contratação de serviços terceirizados, em que momento e por quanto tempo.

A análise SWOT produz um material muito rico a partir do qual a gerência do evento deve escolher estratégias para contemplar os objetivos do evento. Tais estratégias devem usar as forças identificadas, minimizar as fraquezas, evitar as ameaças e tirar proveito das oportunidades. No caso de um evento científico ou acadêmico realizado anualmente, por exemplo, as opções de estratégias podem ser genericamente classificadas como: de crescimento, de consolidação ou estabilidade, de redução ou de combinação. A respeito do tema, avalie se as afirmativas a seguir são falsas (F) ou verdadeiras (V):

✓ A meta deve ser sempre a de fazer um evento crescer em porte a fim de propiciar uma sensação de que ele superou os precedentes e é, portanto, um sucesso.

✓ Em determinadas circunstâncias a adoção de uma estratégia de consolidação, ou seja, manter o porte de um evento (número de participantes, número de atividades, quantidade de eventos paralelos, tempo de duração) num dado patamar pode ser recomendável.

✓ Em casos de circunstâncias externas desfavoráveis (crise econômica, inflação muito alta, acontecimentos ambientais de grande impacto no local), a estratégia de redução do porte do evento pode se mostrar a mais adequada. Nesses casos, uma ação muito forte das áreas de comunicação e de marketing será necessária para amenizar ou mesmo evitar um provável entendimento, por parte de participantes, apoiadores e patrocinadores, de que o evento será um fracasso.