Os documentos públicos são classificados como correntes, intermediários e permanentes, orgânicos e inorgânicos.

Segundo a lei em questão, a gestão de documentos compreende o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou transferência para guarda permanente.

A elaboração da tabela de temporalidade deve fundamentarse nas funções e atividades desempenhadas por determinado órgão.

A classificação ajuda a definir a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial para a sua recuperação.

Aos órgãos e entidades que adotarem o código de classificação da área-meio do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) cabe proceder o desenvolvimento das classes relativas às suas atividades específicas ou atividadesfim, as quais devem ser aprovadas pela instituição arquivística pública federal.

O conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor é denominado arquivo intermediário.

A comissão de avaliação é um grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo e, também, é responsável pela elaboração do quadro de arranjo.

Avaliação é o processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação dos documentos, de acordo com os valores que são atribuídos a eles.

O valor primário é aquele que um documento possui pelas informações nele contidas, independentemente de seu valor probatório.

O valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse que ele tem para a entidade produtora e outros usuários, em vista da sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido.