Quando se preserva a forma original de organização dos documentos, aplica-se o princípio da pertinência.

O princípio da proveniência territorial estabelece que os documentos acumulados em uma região podem ser transferidos para outra região, desde que o recolhimento desses documentos seja previsto em um edital.

A característica de naturalidade dos documentos de arquivo decorre do fato de esses documentos não serem coletados artificialmente, tais como objetos de um museu, mas acumulados naturalmente nos setores de trabalho em função das atividades de uma organização.

A característica de imparcialidade dos documentos de arquivo está no fato de que eles são inerentemente verdadeiros, livres da suspeita de preconceito no que diz respeito aos interesses em nome dos quais são usados hoje.

Os documentos de arquivo são considerados autênticos quando foram produzidos, recebidos, armazenados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados.

A correspondência contendo informação sigilosa deve ser encaminhada ao destinatário sem que se tenha conhecimento de seu teor.

O procedimento a ser adotado no caso de recebimento de correspondência ostensiva é realizar a abertura dos envelopes e proceder à leitura para encaminhamento, observando a existência de antecedentes.

A minuta corresponde ao registro resumido de um ato administrativo.

O memorando, utilizado tanto em instituições públicas quanto em instituições privadas, é um meio de comunicação interna que, em algumas situações, também pode ser utilizado para comunicação externa.

O registro dos acontecimentos ocorridos durante uma assembleia denomina-se ata.