O plano de classificação é o instrumento de controle do depósito de um arquivo, destinado a indicar a disposição física das estantes ou outros equipamentos de armazenamento usados, bem como de cada unidade de arquivamento, permitindo a rápida localização dessas unidades.

Os documentos encaminhados para arquivamento devem ser identificados com o respectivo código de classificação — um conjunto de símbolos, normalmente letras e(ou) números —, derivado do plano de classificação do órgão ou instituição.

A gestão documental é um conceito administrativo recente, por isso não está prevista na legislação. Ainda assim, tem sido adotada porque visa melhorar a racionalização e a eficiência administrativa, sobretudo no controle da informação necessária aos processos decisórios.

Gestão de documentos é o nome dado, de modo geral, ao conjunto de medidas e rotinas que visa garantir o controle dos processos de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas instituições.

Os documentos em formato eletrônico (ou digital) não são considerados documentos de arquivo porque não estão sujeitos à legislação que regulamenta a política nacional de arquivos públicos e privados.

O poder público tem a obrigação, definida por lei, de conservar e organizar seus arquivos, porque os documentos são considerados elementos importantes para informação e prova. Os arquivos são responsáveis pela preservação do patrimônio histórico documental, que deve estar a serviço da cultura e do desenvolvimento científico nacional.

São considerados arquivos públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos — ao longo de suas funções e atividades administrativas, legislativas e judiciárias — por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, por agentes do poder público, empresas públicas, sociedades de economia mista e por organizações sociais.

Os custos relativos à deterioração e à obsolescência de equipamentos são entendidos como custos de capital.

Os custos relativos a salários e encargos sociais são denominados custos com pessoal.

A flexibilidade de um equipamento de movimentação refere-se à capacidade do equipamento de manipular um tipo de carga por diversos caminhos.