Na etapa de codificação, o arquivista apõe nos documentos os símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado.

O arquivo corrente deverá encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente.

Cabe ao protocolo verificar a classificação atribuída ao documento no ato do recebimento, ratificando-a ou retificando-a.

O acervo de depósitos intermediários é constituído de papéis que não estão mais em uso corrente.

Cabe ao arquivo corrente, por meio da leitura, tomar conhecimento da correspondência ostensiva, verificando a existência de antecedentes.

O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) recomenda que a instituição arquivística estime possíveis impactos que a construção de seu website possa causar nos serviços tradicionais da instituição.

A tecnologia de imagem digital propicia os meios de se codificar digitalmente documentos escaneados em forma de imagem para armazenagem, transmissão e recuperação em sistemas computadorizados.

Limitando o acesso direto a documentos valiosos, a formação de imagem digital torna-se um elemento de preservação.

A tramitação de documentos eletrônicos para os quais seja necessária ou exigida a utilização de certificados digitais somente se faz mediante certificação disponibilizada por autoridade de registro integrante da Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira ICP-Brasil.