O sistema WinISIS é um exemplo de freeware, software gratuito disponibilizado sem qualquer custo de aquisição, com licença e código-fonte liberados, e que permite aos seus usuários executar as modificações necessárias para adequá-lo às necessidades da biblioteca.

A escolha do software para a utilização do gerenciamento das atividades da biblioteca pode ser considerada de baixa relevância para a automação, uma vez que há diversos tipos de software para automação disponíveis no mercado, tanto gratuitos quanto pagos.

Com o crescimento contínuo das áreas do conhecimento e o advento de novas tecnologias, é inevitável a adoção da automação nos processos de uma biblioteca, para a recuperação da informação e sua disseminação de forma rápida e precisa.

Define-se banco de dados como um conjunto de informações específicas em meio eletrônico, com enorme capacidade de armazenamento e complexidade determinada pelas características do mundo real nele modeladas.

No campo específico da biblioteconomia, o ato de organizar é representado nos processos de catalogação, indexação e classificação, cuja finalidade, a posteriori, é viabilizar os mecanismos de preservação da informação.

A pesquisa de periódicos assinados e disponibilizados pela instituição por meio de uma base de dados automatizada com textos completos tanto em meio eletrônico como nos links de acesso tem reduzido a procura pelo bibliotecário para o auxílio ao usuário na busca de documentos.

Como o marketing consiste em uma operação de relações públicas, a utilização das técnicas de marketing no serviço de referência é suficiente para garantir a promoção desse serviço.

Muitas pesquisas retornam, em seus resultados, as referências sobre o tema, sendo cada referência o conjunto de informações agrupadas em elementos básicos, retirados de um documento e que permitem a sua identificação no todo ou em parte.

Os serviços de alertas são criados para identificar os conteúdos mais recentes publicados nas bases de dados sobre a temática abordada pelos usuários de uma instituição ou de grupos específicos, e sua meta é o monitoramento das bases para evidenciar o que há de mais novo.

A necessidade negociada é um nível de necessidade que permite ao usuário representar o problema de modo inteligível, sem a necessidade da mediação para identificar onde está a informação.