A respeito da arquivologia e da gestão de documentos em um órgão público, julgue o item a seguir.

O método de arquivamento geográfico é considerado um sistema indireto, pois exige a utilização de índices auxiliares para localizar os documentos.

A respeito da arquivologia e da gestão de documentos em um órgão público, julgue o item a seguir.

Os documentos que já tiveram concluído o seu trâmite administrativo, mas ainda possuem valor probatório e são consultados ocasionalmente, devem ser mantidos no arquivo intermediário.

De acordo com a comunicação organizacional e com a utilização da redação oficial em um órgão de fiscalização profissional, julgue o item a seguir.

No protocolo do conselho, a classificação dos documentos deve ocorrer no momento da expedição para separar os documentos urgentes dos rotineiros.

Considere que em determinado consórcio público:

I. As pastas funcionais de seus servidores ativos são guardadas na própria sala do Setor de Recursos Humanos - RH devido à necessidade de consulta imediata no dia a dia.
II. Já os documentos cuja frequência de busca é esporádica permanecem guardados em uma sala anexa, aguardando o cumprimento dos prazos de descarte ou destinação final.
III. E as atas de reuniões e os primeiros balancetes da entidade são preservados em uma sala climatizada devido ao seu valor histórico definitivo.

Assim, no que se refere à classificação dos arquivos quanto aos estágios de evolução, é CORRETO afirmar que os itens I,  II e III constituem, CORRETA e respectivamente, os arquivos:

O setor de Protocolo de um consórcio público recebeu uma correspondência oficial lacrada, remetida pelo Ministério Público e nominalmente endereçada ao Diretor-Geral da entidade. Ao realizar a triagem visual externa da embalagem, o Assistente Administrativo responsável identificou que o documento possuía cunho particular e pessoal, tratando de assunto alheio às competências institucionais do consórcio. Diante das rotinas padronizadas de recebimento e cadastro de documentos, o servidor deve adotar o seguinte procedimento:

A teoria arquivística preconiza que a gestão de documentos se divide em fases distintas e complementares ao longo do seu ciclo vital, de modo que as atividades normatizadas de recebimento e classificação, associadas às tarefas contínuas de registro e movimentação, constituem funções coordenadas por um setor específico e inseridas em um tipo de arquivo determinado, que são:

Ao realizar, excepcionalmente, uma contratação presencial, o setor de Compras de um consórcio público recebeu a documentação dos licitantes entregue em envelopes de correspondência. Durante a autuação e a instrução física do certame, o Assistente Administrativo responsável incluiu os envelopes vazios como peças integrantes e numeradas do processo, sob a justificativa de comprovar a origem externa do material. À luz da teoria sobre classificação, registro, tramitação, organização e arquivamento de documentos, essa prática adotada pelo Assistente Administrativo é considerada INCORRETA. Em vez disso, deve-se:

A gestão documental organiza o ciclo de vida dos documentos públicos, da produção à destinação final. Sobre o tema, assinale a alternativa CORRETA.

A universidade quer padronizar os documentos que produz em suas pró-reitorias e departamentos. O Guia de gestão de documentos para os órgãos e entidades do poder executivo federal orienta que essa padronização deve começar pela definição de quais documentos serão produzidos e capturados com base no mapeamento do fluxo de trabalho.
Essa orientação integra a:

Na Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas, diversos documentos de assentamento funcional permaneceram expostos, por longos períodos, à luz natural e à iluminação fluorescente, sem qualquer mecanismo de  proteção ambiental. Com o passar do tempo, observouse o amarelecimento do papel, o enfraquecimento das fibras e o desbotamento parcial das informações registradas.
Esse dano está mais diretamente relacionado a: