No contexto das rotinas administrativas da Administração
Pública, a organização e o controle de documentos e
arquivos obedecem a princípios técnicos que visam
assegurar a eficiência, a rastreabilidade e a preservação
da informação institucional. Sobre esse tema, analise as
afirmativas a seguir:
I.A classificação dos documentos por tipo e a adoção de
numeração sequencial são práticas recomendadas para
facilitar a localização, o controle e o arquivamento seguro
dos documentos.
II.O uso de planilhas de controle documental, físicas ou
digitais, contribui para a gestão eficiente, especialmente
em etapas de tramitação e no controle de prazos.
III.A separação entre arquivos correntes, intermediários e
permanentes permite que cada tipo documental seja
tratado conforme seu valor administrativo, legal ou
histórico.
IV.Documentos arquivados em meio digital não requerem
classificação formal, pois os sistemas informatizados
substituem a necessidade de padronização e controle
manual.
As atividades e serviços de protocolo consistem num conjunto de operações que visam o controle dos documentos produzidos, daqueles ainda em tramitação e dos recebidos pelo órgão ou entidade, de modo a assegurar sua imediata distribuição, localização, expedição e recuperação, garantindo o acesso às informações. Considerando essas atividades de protocolo, assinale a alternativa que corresponda à ordem estabelecida.
Em relação às tecnologias aplicadas aos arquivos, julgue o item seguinte. Na ocerização, que compõe uma das etapas do processo de digitalização estabelecidas pelo Conselho Nacional de Justiça para documentos impressos por máquina, é a tecnologia de reconhecimento inteligente de caracteres.
Em 2024, o Arquivo Nacional atualizou, por meio da Portaria AN/MGI nº 174/2024, os instrumentos de
gestão de documentos das atividades-meio da administração pública federal do poder executivo, sendo
eles o código de classificação e a tabela de temporalidade dos documentos. Como a Ufopa é obrigada
a aplicar os referidos instrumentos de gestão de documentos, para os documentos produzidos pelas
atividades-meio da instituição, deverão ser consideradas determinadas subclasses. Em relação a essas
subclasses, analise as apresentadas abaixo.
I. 010 – Gestão de Pessoal
II. 020 – Gestão de Materiais
III. 030 – Organização e funcionamento
IV. 040 – Gestão de Patrimônio
V. 050 – Gestão Orçamentária e Financeira
VI. 060 – Gestão da Documentação e da Informação
VII. 070 – Gestão dos Serviços Postais e de Telecomunicações
VIII. 080 – Pessoal Militar
Entre as subclasses elencadas, está(ão) correta(s)
A organização de arquivos é essencial para garantir a preservação e a recuperação de informações, atendendo aos princípios da arquivologia. Um dos aspectos técnicos fundamentais é a aplicação de métodos de classificação e ordenação documental adequados ao tipo de arquivo. Com base nesse contexto, assinale a alternativa correta.
Os documentos oficiais seguem normas específicas de composição e estrutura, garantindo clareza, impessoalidade e uniformidade na comunicação pública. A correta aplicação das regras é essencial para assegurar a padronização e a eficácia desses documentos. Analise as alternativas e escolha a que melhor descreve o aspecto técnico correto.
A gestão documental é o conjunto de procedimentos
técnicos e operacionais referentes às atividades de
produção, tramitação, classificação, avaliação e
arquivamento dos documentos. A gestão documental se
divide em três fases: produção, utilização e destinação.
Assinale a alternativa Incorreta em relação à fase de
produção de documentos.