A Arquivologia é o campo do conhecimento responsável pelos princípios e técnicas aplicadas à produção, organização, conservação e uso dos arquivos. Um dos conceitos fundamentais dessa área é a teoria das três idades dos documentos, que orienta o ciclo de vida documental. Considerando esse conceito, assinale a alternativa correta.

No contexto da administração de documentos, o arquivamento é uma atividade essencial para a organização, preservação e recuperação de informações. Sobre os métodos de arquivamento, assinale a afirmativa correta.

A prefeitura de determinada localidade implantou um sistema informatizado de controle de correspondências oficiais vi sando tornar mais eficiente o processo de recebimento, distribuição, reprodução e arquivamento de documentos entre os diversos setores administrativos. Um dos servidores, responsável pelo protocolo, identificou que frequentemente documentos importantes estavam sendo entregues com atraso ao setor de destino, comprometendo, assim, o cumprimento de prazos legais e administrativos. Ao revisar os procedimentos adotados, constatou-se que: 

• Os documentos físicos recebidos não estavam sendo registrados imediatamente no sistema de protocolo;
• A triagem para distribuição era feita sem critério cronológico; e
• Havia falhas na reprodução e arquivamento das vias destinadas aos setores competentes. 

Com base na situação apresentada e nos princípios da gestão arquivística na administração pública, assinale a ação adequada para resolver o problema de controle e distribuição de correspondências no âmbito da prefeitura.

A tramitação eficiente de documentos é essencial para garantir agilidade e rastreabilidade dos processos administrativos no setor público. A correta execução das atividades de recepção e despacho de documentos permite que as informações fluam adequadamente entre os setores, respeitando a hierarquia, a legalidade e os prazos institucionais. No âmbito da administração pública, o conhecimento das práticas padronizadas de protocolo é indispensável para assegurar integridade e autenticidade da documentação oficial. Tendo em vista as noções teóricas sobre recepção e despacho de documentos, assinale a afirmativa correta.

Em determinado município, um agente administrativo, lotado no setor de protocolo e comunicação interna, tem entre suas atribuições diárias: redigir expedientes administrativos (como memorandos, ofícios, cartas e requerimentos), revisar documentos (como ordens de serviço, instruções e exposições de motivos), além de elaborar comunicações externas dirigidas a fornecedores, cidadãos e autoridades. Certo dia, ele recebeu as seguintes demandas: 

• Elaborar memorando da Secretaria de Obras à Secretaria de Meio Ambiente, solicitando informações técnicas sobre o impacto ambiental de uma nova estrada vicinal; • Elaborar ofício ao Ministério da Saúde, solicitando o envio de insumos médicos para atendimento emergencial em comunidades rurais;
• Elaborar carta comercial de agradecimento a uma empresa privada que realizou doação de equipamentos escolares ao município; e
• Revisar uma ordem de serviço que apresenta linguagem informal e ausência de clareza nos objetivos. 

Com base na situação hipotética e nos princípios que regem a redação oficial e comercial, analise as afirmativas a seguir. 

I. O memorando deve ser redigido com linguagem impessoal, objetiva, concisa e direta, respeitando a hierarquia administrativa entre os órgãos emissores e destinatários.
II. O ofício deve conter identificação do signatário, vocativo adequado à autoridade destinatária e linguagem formal, clara e objetiva.
III. A carta comercial pode utilizar linguagem coloquial e expressar sentimentos pessoais do remetente, por ser um documento informal, mesmo se tratando de comunicação institucional.
IV. Ao revisar uma ordem de serviço, torna-se necessário dar prioridade à clareza, padronização e precisão das instruções, bem como a conformidade com os princípios da linguagem oficial.

Está correto o que se afirma apenas em

Determinado agente administrativo, lotado na seção de protocolo e expedição de dado município, é responsável por organizar, registrar, encaminhar e controlar a expedição de documentos administrativos (como ofícios, cartas, notificações e convites) enviados a órgãos públicos, empresas e cidadãos. Durante uma auditoria interna analisou-se os procedimentos adotados por esse servidor quanto às rotinas de expedição. Foram identificadas as diferentes práticas listadas a seguir; analise-as. 

I. Os documentos expedidos são devidamente registrados em livro ou sistema eletrônico próprio, com identificação do número do documento, data de expedição, destinatário e assunto.

II. As correspondências são encaminhadas diretamente pelas secretarias responsáveis, sem necessidade de controle centralizado pela seção de expedição.

III. A conferência da assinatura da autoridade competente e da correção dos dados do destinatário é realizada antes da postagem da correspondência.

IV. Não há necessidade de manter cópia arquivada dos documentos expedidos, pois o envio original ao destinatário é suficiente para registro administrativo.

Com base nas boas práticas de gestão documental e nas rotinas administrativas de expedição de correspondência no setor público, está correto o que se afirma apenas em

O suporte é o material no qual as informações são registradas. A respeito dos tipos de suporte, avaliar se as afirmativas são certas (C) ou erradas (E) e assinalar a sequência correspondente.

( ) O papel não pode ser considerado como um suporte, devido à sua baixa durabilidade.
( ) A fita magnética é um dos suportes conhecidos na arquivologia.
( ) O filme de nitrato pode ser considerado um suporte para informações.

A gestão de documentos diz respeito à racionalização e controle da produção documental, a fim de garantir o uso e destinação adequada dos documentos. Com o avanço e a adoção de tecnologias da informação a gestão de documentos nas organizações passou a lidar com documentos digitais. Analise as afirmativas referentes à gestão de documentos digitais.
I- O formato digital oferece vantagens para a gestão de documentos, como a rapidez na recuperação de documentos de arquivo.
II- A capacidade de reprodução e a proliferação de cópias associadas ao formato digital facilitam a identificação de uma versão completa ou final de um documento arquivístico digital.
III- A facilidade de distribuição da informação pelas redes digitais favorece o exercício de direitos autorais.
IV- Documentos arquivísticos digitais são suscetíveis a vírus, falhas, acessos e alterações não autorizadas e à obsolescência tecnológica.
É CORRETO o que se afirma apenas em:

Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

Acerca do tema, as afirmativas a seguir estão corretas, à exceção de uma. Assinale-a.

No protocolo de documentos, a função principal é: