A redação oficial deve priorizar a expressividade individual do redator, admitindo variações estilísticas, figuras de linguagem e marcas subjetivas, desde que não comprometam a compreensão global da mensagem institucional.

A redação de correspondências oficiais deve observar, de forma concomitante, os princípios da impessoalidade, da clareza, da concisão, da formalidade e da padronização, de modo que o texto represente a instituição, e não o agente que o redige, evitando marcas de subjetividade, ambiguidade ou ornamentação linguística.

O uso da primeira pessoa do singular é recomendado em ofícios e memorandos, pois reforça a responsabilidade individual do servidor e confere maior transparência à comunicação administrativa.

A formalidade exigida nos expedientes oficiais autoriza construções sintáticas excessivamente complexas e períodos longos, uma vez que a precisão conceitual se sobrepõe à necessidade de clareza e acessibilidade textual.