as Classes e os Grupos atribuídos a cada conjunto de documentos, definidos por meio de códigos alfanuméricos, utilizando-se como critério do assunto mais específico para o geral.

o ato de recebimento dos documentos que, para maior controle, serão identificados quando do arquivamento, evitando, assim, a acumulação desordenada dos documentos analógicos prioritariamente.

a sequência das operações técnicas que visam agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção e acumulação.

o processo multidisciplinar de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins da definição de seus prazos de guarda e de sua destinação final, independentemente de seu suporte.

a aplicação de um conjunto ordenado de etapas que vão desde o planejamento, passando pela coleta de dados, até a análise e processo decisório para arquivamento dos documentos.