A gestão de documentos é o conjunto de todas as atividades de controle arquivístico relacionadas à idade permanente.

Um programa de gestão de documentos, quando implementado em uma instituição, deve prever operações nas duas primeiras idades do ciclo vital dos documentos: corrente e intermediária.

A gestão de documentos é dividida em três fases distintas: 1ª fase: produção; 2ª fase: utilização (ou utilização e conservação); 3ª fase: destinação (ou avaliação e destinação).

A fase de Avaliação e destinação de documentos se desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.