O suporte documental é a configuração física ou material do documento, sendo definido exclusivamente pela forma como a informação é registrada no papel.

A espécie documental é a divisão de um tipo documental que reúne documentos de natureza idêntica, independentemente do suporte ou formato utilizado.

A tipologia documental é a configuração que a espécie documental assume em decorrência da atividade administrativa que lhe deu origem e da função exercida.

A fidedignidade é a qualidade de um documento cujo conteúdo é exatamente aquele que foi produzido, sem alterações ou corrupções em sua estrutura original.