O arquivo corrente contém documentos que são frequentemente acessados e usados no dia a dia da organização, enquanto o arquivo permanente inclui documentos que não têm mais valor administrativo, mas são preservados para fins históricos.

O arquivo intermediário armazena documentos que ainda têm valor administrativo e são acessados com frequência. Documentos no arquivo permanente são destruídos após cinco anos sem acesso.

O arquivo corrente é utilizado para armazenar documentos temporários, o arquivo intermediário contém documentos semi-importantes e o arquivo permanente é reservado para documentos extremamente confidenciais.

O arquivo intermediário é onde documentos de valor permanente são mantidos, enquanto o arquivo permanente contém documentos históricos significativos. O arquivo corrente contém documentos temporários que são destruídos após um curto período de tempo.