A descrição é uma função exclusiva dos arquivos permanentes e resulta na elaboração de guias, inventários e catálogos, instrumentos que atuam como desencadeadores da pesquisa.

Quando praticada nos arquivos correntes, a descrição enriquece o plano de classificação e facilita a recuperação da informação.

Nos arquivos intermediários, a descrição possibilita o esclarecimento de informações adicionais decorrentes do uso primário dos documentos.

Por concentrar-se no uso secundário dos documentos, a descrição privilegia os interesses do pesquisador, razão pela qual pode ser executada antes mesmo da elaboração do quadro de arranjo.