Dada a importância da correta operacionalização dos arquivos, foi criado um Conselho específico, denominado Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, o qual, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), define a política nacional de arquivos.

A documentação pública ou de caráter público deve ser administrada pelas instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, respectivamente.

O indivíduo que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social, poderá ser responsabilizado penal, civil e administrativa, na forma da legislação vigente.

Os documentos que as empresas privadas no exercício de suas atividades na gestão de serviços públicos produzirem não são considerados documentos públicos e sim documentos privados, uma vez que públicos são apenas aqueles documentos produzidos em decorrência de legislativas e judiciárias.

Quando uma instituição pública ou de caráter público cessar suas atividades ou for sucedida por outra, a documentação remanescente deverá ser recolhida à instituição arquivística pública ou deverá ser transferida à instituição sucessora.