As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecer a certas regras de forma: além das exigências de impessoalidade e uso do padrão culto de linguagem, é indispensável, ainda, certa formalidade de tratamento.

A formalidade diz respeito à polidez, à civilidade no próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação tanto quanto ao correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento para uma autoridade de certo nível.

A formalidade de tratamento vincula-se, também, à necessária uniformidade das comunicações.

O estabelecimento de padrão exige que se atente para todas as características da redação oficial embora não se vincule à apresentação dos textos.