Umas das características do estilo da correspondência oficial e empresarial é a polidez, entendida como o ajustamento da expressão às normas de educação ou cortesia. No que diz respeito à utilização das formas de tratamento e endereçamento, deve-se considerar não apenas a área de atuação da autoridade (universitária, judiciária, religiosa etc.), mas também a posição hierárquica do cargo que ocupa. Ao se dirigir a autoridades de Estado civis, como Governador e Prefeito, utilizam-se a seguinte forma de tratamento e abreviatura: