Na redação oficial e na rotina administrativa de instituições públicas, a distinção entre as espécies documentais é crucial para a validade do ato e a produção de efeitos jurídicos. A "Declaração" é um documento frequentemente utilizado para afirmar a existência ou inexistência de um fato ou situação. Do ponto de vista técnico-administrativo, a Declaração diferencia-se da "Certidão" e do "Atestado" porque: