O timbre deve estar impresso no alto da folha e conter, além do símbolo (escudos e armas ou logomarca), o nome do órgão, do setor, o endereço para correspondência, o telefone para contato e o endereço do correio eletrônico. A pessoa encarregada do expediente, ou seja, o elaborador do oficio, não deve alterar o timbre.

O assunto apresenta uma explicação pormenorizada do teor do documento. Deve trazer de forma extensa o assunto a ser tratado. É alinhado à direita.

O texto deve iniciar duas linhas abaixo d o vocativo. Os parágrafos são numerados e possuem adentramento de 2,5 cm.

O fecho possui adentramento de parágrafo, mas não é numerado. No final do fecho sempre se usa vírgula. Pode ser usado a expressão Respeitosamente (para autoridades superiores) e Atenciosamente (para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior).

Na diagramação deve ser usado: fonte Times New Roman, tamanho 12; espaçamento simples entre as linhas; impressão em papel A4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm; e documentos elaborados devem ser arquivados para posterior consulta.