O termo de recolhimento é um instrumento legal que define e formaliza o recolhimento de documentos ao arquivo intermediário.

A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem.

A guarda intermediária e permanente será sempre nas instituições arquivísticas públicas (Arquivo Nacional e arquivos públicos estaduais, municipais e privados), responsáveis pela preservação dos documentos e pelo acesso às informações neles contidas.

O processo de avaliação deve considerar a função pela qual foi criado o documento, identificando o arquivamento a ele atribuído (primário e secundário).

Termo de eliminação é o instrumento do qual consta o registro de informações sobre documentos transferidos após terem cumprido o prazo de guarda.