Os textos produzidos no âmbito da redação oficial podem ser agrupados em duas categorias: correspondências e documentos.

Apesar da segmentação, as correspondências oficiais e os documentos oficiais estão intimamente relacionados: primeiro porque esses textos possuem características em comum e segundo porque é de praxe que o encaminhamento de documentos seja acompanhado de correspondência.

A modalidade de linguagem escrita que deve ser utilizada na construção dos textos elaborados pelo serviço público é a informal, sendo dispensável a utilização recomendada pelo Manual de Redação da Presidência da República para os atos e comunicações

Deve ser utilizada linguagem baseada na norma padrão do português brasileiro, sendo regida pela adequação às regras da gramática normativa, pois, desse modo, garante se rigor quanto à forma.

Outro aspecto importante na redação oficial é a interdição quanto ao emprego de gírias e expressões regionais, ou populares nos textos oficiais, pois podem dificultar ou mesmo inviabilizar a compreensão de uma mensagem.