Arquivar é guardar qualquer espécie de documento, visando a facilidade de encontrá-lo, quando procurado.

Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador a tomada de decisões.

O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repetição desnecessária de experiências, diminui a duplicidade de documentos, revela o que está por ser feito, o que já foi feito e os resultados obtidos.

O método alfabético é o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, porque obedecendo à ordem alfabética pode-se logo imaginar que não apresentará grandes dificuldades nem para a execução do trabalho de arquivamento, nem para a procura do documento desejado, pois a consulta é direta.