Tipologia é determinada de acordo com as características físicas e técnicas de registros com que se apresenta o documento.

Gênero refere-se à maneira de representar o documento de acordo com o seu suporte. Assim, os documentos podem ser textuais, cartográficos, iconográfico, filmográficos, etc.

Formato é a definição a partir da disposição e da natureza das informações, são exemplos: ata, contrato, decreto ou ofício.

Espécie refere-se ao estágio de preparação do documento, se ele é pré-original, original, ou pós-original. Simplificando: se o documento é rascunho ou minuta.