A conservação preventiva é definida como o conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a proteção do patrimônio documental.

Na conservação de documentos em papel, a guarda pode ser feita com embalagens de papel ácido e com lignina, tipo kraft, com amarrações em barbante para firmar as margens dos documentos.

Os agentes físicos que provocam degradação, como os microrganismos, devem ser controlados; o papel por exemplo, é vulnerável aos ataques microbiológicos ao seu principal constituinte a celulose.

O controle da temperatura e da umidade relativa do ar tem importância relativa na preservação dos acervos de arquivos, pois mesmo níveis inaceitáveis pouco interferem na desintegração dos materiais.

A sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os documentos e, se conjugada a condições ambientais inadequadas, provoca reações de destruição de todos os suportes, portanto, a higienização deve ser de rotina.