O ofício é correspondência de circulação exclusivamente interna, enquanto memorando e relatório, dependendo de cada caso e da complexidade da estrutura administrativa, são de circulação externa.

A correspondência é denominada secreta quando contém informações de caráter pessoal, cujo conhecimento é restrito ao destinatário.

A correspondência é considerada ordinária quando a divulgação não causa qualquer prejuízo à Administração Municipal.

A correspondência é considerada reservada quando a divulgação de informações pode comprometer a segurança, as relações e os interesses da Administração Pública exigindo por isso sigilo absoluto.