estreitamente vinculados aos fins imediatos administrativos, fiscais ou legais que determinaram sua produção ou recebimento, se encontram armazenados junto aos órgãos produtores/acumuladores.

devem ser avaliados para determinar os prazos de permanência dos documentos, quando deverão ser transferidos ao arquivo corrente, visando eliminação ou recolhimento.

serão preservados em definitivo devido a seu valor histórico, testemunhal, legal, probatório e científico-cultural, como fonte de pesquisa e liberados para consulta e acesso público.

originados e trazidos do arquivo corrente e que têm pouca frequência de uso aguardam cumprimento de prazos de prescrição ou precaução, pois se trata de arquivo destinado à guarda temporária.

são consultados com muita frequência pelo órgão produtor e, após o cumprimento dos prazos estabelecidos, receberão a destinação final à qual se procede a eliminação, pois não serão mais utilizados.