O Inventário físico é o instrumento de controle que permite o ajuste dos dados escriturais com o saldo físico do acervo patrimonial em cada unidade gestora, devendo ocorrer somente quando for percebida a falta de um bem nas dependências da organização.

O registro patrimonial deverá ser expresso mediante gravação em plaquetas metálicas, etiquetas adesivas resistentes ou outros meios que garantam a eficiência e a durabilidade da expressão do registro.

Os bens patrimoniais oriundos de cessão, doação ou permuta dispensam documentação para recebimento e uso do bem.

O tombamento deve ser realizado quando o documento do bem foi emitido, seja Nota Fiscal, termo de cessão, doação, permuta ou transferência. Não há necessidade de comprovação física do bem.

A transferência de bens patrimoniais, após formalização de tombamento, pode ocorrer livremente entre as organizações públicas, uma vez que o tombamento só ocorre uma vez.